[WorkSpace] 조직별 저장용량 관리하기

예전에 구글이 G Suite for Education 서비스를 제공한다고 했을 때만 해도 사용자별 무제한 용량 제공이란 말로 사람들을 현혹시켜 가입을 독려 했습니다.

(구글이 그럴 의도가 없었다 하더라도 최소한 저는 현혹 됐습니다.)

그런데 학교와 비영리 단체들의 서비스 신청이 많아지면서 무료 스토리지 서비스에 버거움을 느꼈는지 기관별로 용량 제한을 두고 더 쓰고 싶다면 추가 비용을 지불하라고는 방식으로 바뀌었습니다.

이건 개인 사용자들에게도 무제한이었던 구글 포토를 Gmail, Drive와 합산하여 15GB만 제공하겠으니 Google One으로 갈아타라고 유도하는 것과 같은 정책이라고 볼 수 있죠.

Google One - 클라우드 스토리지, 휴대전화 자동 백업, VPN 등

그래서 예전에는 기관 사용자가 드라이브에 몇 GB든 TB를 넣든 크게 문제가 없었습니다. 

그런데 이제는 기관별 총 100TB의 저장용량을 지정해 둘 터이니 알아서 잘 쪼개 쓰시오, 하면서 저장 용량 관리를 관리콘솔 메뉴에 넣었습니다. 

오늘은 관리콘솔에서 조직별 저장용량 관리 방법에 대해 알아보겠습니다.

1. 관리콘솔 접속 

관리콘솔 왼쪽 메뉴에 보면 제일 하단에 [저장용량]이라고 보이실 겁니다. 

눌러주세요.

 

2. 기관 저장용량 확인 

① Workspace Storage: 기관 사용자들이 사용 중인 총 용량입니다. Drive, Gmail(첨부파일 포함), 사진에 첨부된 저장용량의 총 합입니다. 만약 우리 기관이 100TB에 가깝다 싶으면 사용자별 용량 제한을 지정하셔야 할 겁니다. 

② 저장용량 설정: 오늘 안내하고자 하는 부분의 핵심입니다. 설정을 하시려거든 아래에 있는 [관리]를 눌러주세요.

③ 가장 많은 저장용량을 사용 중인 사용자: 기관 사용자 중 가장 많은 저장용량을 사용하고 있는 사용자 Top 5를 미리 보여줍니다. 모든 사용자를 확인해 보시려거든 아래의 [모든 사용자 보기]를 누릅니다.

④ 가장 많은 저장용량을 사용 중인 공유 드라이브: 공유 드라이브도 확인 가능합니다. 그런데 솔직히 말씀 드리자면 공유드라이브는 용량 제한 설정을 어떻게 하는지 잘 모르겠습니다. 

일단 우리는 ②의 [관리]를 눌러 저장용량 설정을 해 보도록 하겠습니다. 

 

3. 저장용량 사용 및 설정 

아직 아무것도 안 건드리셨다면 위와 같이 해당 조직의 최상위 조직의 저장용량 설정 default 값은 [사용 안함]으로 되어 있습니다. 

그러니까 누가 얼마를 쓰든 기관의 100TB 안에서 마음대로 쓸 수 있다는 겁니다. 

마치 모래 가져가기 놀이처럼 정해진 용량 안에서 각자 알아서 하라는 얘기죠.

 

그런데 우리는 설정을 하려는 거니 용량 제한이 필요한 조직을 클릭해 용량 제한을 [사용]으로 걸어줍니다.

위와 같이 조직을 설정하고 [사용]을 선택하면 얼마로 제한 할 것인지 나옵니다. 

단위는 MB, GB, TB로 정할 수 있고, 앞에 숫자를 적어줍니다. 

본교 정책을 말씀 드리면 교직원의 경우 150GB, 학생은 30GB, 디바이스는 100MB로 제한했습니다. 

본교 교직원들에게 구글 데스크톱 드라이브 사용법을 연수했던 터라 USB 대신 구글 데스크톱 드라이브를 사용하시는 분이 많아 150GB의 여유를 드렸고, 

[G Suite][Google Drive] 어디서나 무제한 용량을 PC에 무리 없이 동기화한다. DFS(Drive File Stream)

학생들은 과제 제출을 위해 30GB 정도면 충분할 거라 생각했습니다. 

마지막으로 디바이스는 크롬북이나 태블릿 관리 계정은 실사용자가 쓰는 것이 아니라 0MB로 했었으나 혹시 테스트 할 일도 있을지 몰라서 저렴하게 100MB를 부여했습니다. 

 

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굳이 용량 제한 같은 거 없이 서로 믿고 딱 업무와 수업에 필요한 자료만 담아서 사용한다면 문제가 없겠죠. 

하지만 간혹 잘 사용하지도 않는 자료를 구글 드라이브에 잔뜩 옮겨놓고 혼자서 몇 TB씩 사용하는 사람들이 있습니다. 

자기 자신은 편리할지 모르지만 나중에 사용자가 많아져서 최소한의 용량을 사용하고 싶어도 못 쓰는 사람이 생길 수 있습니다. 

남을 위해 개인 자료 저장은 개인 외장 하드나 개인 클라우드를 이용하시고, 기관과 학교 클라우드는 업무용으로만 사용했으면 좋겠습니다.