[Workspace] 학생 진급(진학) 시 학생 사용자 일괄 업데이트

구글 워크스페이스를 사용한 지 오래 되었지만 학년말이 될 때마다 저는 한 가지 고민에 빠졌습니다.

교직원 사용자는 딱히 게의치않고 둬도 되지만, 진급과 진학으로 소속이 바뀌는 학생들 계정을 어떻게 해야 할지 생각이 많았습니다. 진급하는 학년-반으로 계정을 바꾸자니 이걸 언제 다 바꿔줄 것이며, 누가 할 것인가 같은 게으름과 방법적인 측면의 문제가 있었고, 삭제 후 새 학년도 계정으로 만들자니 학생들이 모아놓은 자료를 마음대로 삭제하는 것 같아 미안한 마음이 들었습니다. 

보통은 후자를 선택했습니다. 접속하지도 않을 사용자를 첩첩이 남겨두기 보다는 싹 갈아 엎어버리면 시스템을 관리하는 입장에서 깔끔하게 정리가 되기 때문이었죠.

비겁했습니다. 방법을 찾지 못하고 일이 많을 거라는 핑계 때문이었으니까요. 

하지만 방법을 찾았습니다. 의외로 답은 쉬운 데 있었습니다. 

관리콘솔 사용자 메뉴의 '사용자 일괄 업데이트'에서 기본 메일을 바꾸는 것으로 해결 가능한 것이었으니까요. 그럼 알아보겠습니다.

 

1. 사용자 정보 CSV 파일 다운로드 

지난 번에 구글 스프레드시트 부가기능 Ok Goldy로 사용자를 일괄 등록하는 방법에 대해 알아보았습니다. 

[WorkSpace] 사용자 대량 업로드와 업데이트 관리(Ok Goldy 사용)

학생 사용자가 등록된 상태라면 사용자 정보를 CSV 파일로 다운받아야 합니다.

관리콘솔 [사용자] 메뉴로 들어가서 상단에 있는 [사용자  일괄 업데이트] 버튼을 누릅니다.

아래처럼 팝업이 뜹니다.

우선 [사용자 정보를 CSV 파일로 다운도르] 버튼을 눌러 사용자 정보를 다운받습니다.

버튼을 눌렀다고 보통 크롬 브라우저 상의 파일 다운로드처럼 하단에 다운받은 파일이 보이지 않습니다.

오른쪽 위에 있는 모래시계 모양 아이콘(할 일 목록)에 말풍선으로 현재 관리콘솔에서 진행중인 작업이 보입니다. 그 중에서 방금 진행시킨 '사용자 정보 CSV 파일 다운로드'를 클릭합니다.

이제 파일이 다운로드 되었습니다.

 

2. 구글 스프레드시트에서 사용자 정보 CSV 파일 열기 

user.csv 파일을  구글 드라이브 내 드라이브에  끌어와 넣습니다.

구글 드라이브 스프레드시트에서 열어야 파일이 깨지지 않고 열리기 때문입니다. 

구글 드라이브에서 [user.csv]파일을 더블클릭해서 열어줍니다.

아래와 같이 미리보기 방식으로 파일이 열립니다. 연결 앱을 선택하라고 하면 Google 스프레드시트를 선택합니다.

 

3. 구글 스프레드시트에서 사용자 정보 CSV 파일 열고 수정하기 

Ok Goldy에서 넣었던 것보다 복잡해 보이는 자료가 보일 겁니다.

그런데 이 자료는 우리가 Ok Goldy를 알기 전 사용자 일괄 등록을 할 때 썼던 파일입니다.

이 중에서 아래 와 같이 셀에 노란색 음영으로 칠해진 부분(Last Name, org Unit, New Primary Email 부분)만 수정하고, 분홍색 음영 부분(Email Address)은 절대 건드려서는 안 됩니다.

이 방법은 제가 우리 학교 사용자 등록 시 사용하는 방법으로, 저는 First Name에는 성명을, Last Name과 계정 ID에 학번을 사용하기 때문에 이용하는 방식입니다. 만약 성과 이름을 분리해서 쓰는 경우라면 맞지 않을 수 있습니다.

Last Name에는 새 학년 학번을 넣어줍니다.

Org Unit은 해당 학생이 소속될 새 학년 소속으로 넣어줍니다.

New Primary Email은 이제 새 학년에서 사용할 계정입니다. 22학년이 된다면 '22-학번'으로 시작하겠죠.

Password[Required]는 학교에서 학생들에게 안내하는 초기 비밀번호로 지정해 줍니다. 계정 업데이트를 위해선 비밀번호도 넣어야 하는데, 학생들마다 비밀번호를 별도로 설정했을 수 있으니 초기화 시켜줍니다

이렇게 하면 (분홍색 음영으로 칠해진) 기존 계정은 어떻게 되느냐. 사라지지 않습니다. 별칭 메일이라는 방식으로 존재합니다. 사용자에게 새로운 기본 메일이 부여됨에 따라 기존 계정은 별칭 메일이 되고 여전히 사용 가능한 메일이 되는 것입니다. 신기하지 않나요?

그런데 잠시...

반편성을 하면 다음 해 담임이 아이들 명단을 받을 텐데 언제 이걸 분류해서 넣는지 궁금해 하실지 모릅니다. 이 부분에 대해서는 제 전임교 교감선생님께서 만드신 반편성 자료를 이용하시면 됩니다.

EXCEL에 있어서 엄청난 고수신데 반편성을 쉽게 할 수 있는 매크로 파일을 만들고 사용 방법도 올려두셨습니다. 링크 걸어두겠습니다.

반편성 후 현 담임이 워크스페이스 계정 업데이트까지 해주면 일이 수월해집니다. 고생스럽더라도 조금만 시간을 투자해 보세요. 1년이 편합니다.

 

4. 구글 스프레드시트에서 CSV 파일 저장하기 

자료 수정을 완료했다면 이제 다시 CSV파일로 저장을 해야 합니다.

스프레드시트 상단 메뉴 [파일]-[다운로드]-[쉼표로 구분된 값(CSV, 현재 시트)]를 눌러 CSV 파일로 저장합니다.

 

5. 관리콘솔 사용자 일괄 업데이트 파일 첨부 

다시 관리콘솔 사용자 메뉴로 와서 [사용자 일괄 업데이트] 팝업을 열어, 이번엔 아래에 있는 [CSV 파일 첨부]를 클릭합니다.

저장해 둔 CSV 파일을 찾습니다. 저는 21-22-user.csv로 저장해 두었습니다.

첨부 파일은 찾았으면 이제 제일 아래에 있는 [업로드] 버튼을 눌러 줍니다.

관리콘솔에서 작업이 진행되는 동안 오른쪽 모래시계(할 일 목록) 아이콘 아래엔 현재 진행 중인 작업이 보일 겁니다.

사용자 정보 일괄 업로드 처리 중이라는 메시지와 함께 작업이 완료되면 이메일로 결과를 전송해 줄 거라는 친절한 설명도 되어 있습니다.

 

6. 사용자 일괄 업데이트 결과 확인 

제 경우는 20명의 사용자에 대한 업데이트 작업이 무사히 완료 되었다고 합니다.

그럼 확인해 봐야겠죠.

이전에는 21학년도 5학년 1반이라 21-501**으로 돼 있던 계정과 이름, 소속이 22학년도 6학년 *반 **번으로 바뀐 것을 아래 이미지에서 보실 수 있습니다.

 

그럼 아까 말했던 별칭 메일에 대해 알아보려고 합니다.

사용자 1명의 이름을 클릭해 봅니다. 여기서는 22학년도 학번이 60410이고 이름이 '학생20'인 학생입니다.

기본 계정을 보시면 왼쪽 위와 같이 22-60410로 돼 있는 걸 볼 수 있습니다. 계정이 새 학년으로 바뀌었고, 이것이 기본 메일 주소가 되었습니다.

그리고 21학년도에 쓰던 21-50120 계정은 화면 중앙에 보이는 [보조 이메일 주소(이메일 별칭)]에 남아 있는 것을 볼 수 있습니다. 

참고로 보조 이메일은 기본 계정에 여러 개를 등록할 수 있습니다.

그러니까 1학년 때 계정을 등록한 학생에게 6학년이 될 때까지 계정 업데이트를 매년 했다면, 6학년 때 사용하는 계정이 최종 기본 계정이 되는 것이고 1~5학년까지의 계정 5개는 계속 누적되어 보조 이메일, 즉 별칭 이메일로 사용할 수 있는 것입니다. 

---

지난 번에도 적었지만 학생들도 1년 동안 자신의 계정으로 크롬 브라우저를 이용하면(아니면 태블릿에 워크스페이스 계정을 넣어 사용할 때도) 자신만의 누적된 자료가 있을 겁니다.

그런데 학교 담당자가 편의상 학생 계정을 삭제한다면 학생은 갑자기 자신이 만든 자료를 잃어버리게 되겠죠.

물론 삭제 전에 안내를 하고 자료 백업 시간을 벌어둘 수는 있겠지만, 워크스페이스 계정으로 가입하고 이용했던 모든 사이트들은 새로운 계정으로 다시 가입하더라도 그 안에 작성해 둔 자료들은 다시 찾을 수 없을 겁니다. 

만약 진학을 해서 학교급이 달라지면 소속 자체가 달라지니 삭제를 한다고 해도 이의가 생기지 않겠지만, 소속교가 달라지지 않는 상태에서 학생 계정이라고 매년 삭제하고 새로 만드는 것은 도의적으로 맞지 않다는 생각이 들었습니다. 

방법이 없다면 모를까, 방법을 찾았으니 조금은 불편하고 힘들더라도 올바른 방향으로 진행하는 게 맞지 않을까요?

이상 초기엔 방법을 몰랐지만 지금이라도 방법을 찾은 자의 비겁한 변이었습니다. 

감사합니다.