[G Suite] 사용자 대량 등록(UTF-8 인코딩)

 

교육용 G Suite을 승인 받고 나면 괜히 기분이 좋습니다.

고생하셨습니다.

승인까지의 과정이 힘들긴 했지만 학교 구성원 모두에게 우리 학교 이름의 G Suite 계정을 만들어 줄 수 있으니 당신은 박수 받아 마땅합니다. 

 

이번엔 G Suite 관리 콘솔에서 사용자를 추가하는 방법을 알아보겠습니다.

사용자 추가는 1명씩 개별로 추가하는 방법이 있고, 각 조직에 속해 있는 여러 사람을 한 번에 대량으로 추가하는 방법이 있습니다.

1인 등록은 방법이 쉽기 때문에 간략히 넘어가도록 하고, 오늘은 대량 업로드 위주로 설명해 보겠습니다.

그럼 시작합니다.

 

1. 관리 콘솔에서 [사용자] 메뉴 선택

G Suite 관리자 계정으로 관리 콘솔에 로그인을 합니다.

대시보드 메뉴 중 '사용자'를 클릭합니다.

 

2. 조직 생성

사용자를 추가하기 전에 사용자가 등록될 조직을 먼저 생성합니다.

사용자가 얼마 안 되면 상관 없지만 그 수가 많다면 조직을 만들어 주는 것이 좋습니다.

조직을 만들어 주면 다음과 같은 이유에서 도움이 됩니다.

첫째, 대량 사용자를 등록할 때 사용자끼리 섞이지 않게 등록할 수 있다.
둘째, 조직 단위로 G Suite 정책을 적용하여 관리할 수 있다.
셋째, 사용자를 분류하여 관리할 수 있다.

대시보드에서 사용자 메뉴를 크릭하면 위와 같은 화면으로 넘어갑니다.

왼쪽 아래에 보면 [조직 단위 관리]라는 메뉴가 있습니다. 클릭하세요.

저는 블로그 포스팅을 위해 가짜로 5학년 6반 조직을 생성해 보도록 하겠습니다.

실제로 저는 현재 5학년 담임을 맡고 있고, 저희는 5반까지만 있습니다.

왼쪽 위에 노란색 더하기 버튼이 잘 보이시죠? 그걸 눌러도 됩니다.

하지만 '5-6' 조직은 '5학년' 조직의 하위 조직에 속하므로 '5학년' 조직 오른쪽에 보이는 +를 눌러주는 편이 좋습니다.

[새 조직 단위 만들기]라는 팝업이 뜹니다.

'조직 단위의 이름'에 새로 만들 조직 이름(저는 5-6)을 넣어줍니다.

설명란은 생략해도 됩니다.

하단의 '상위 조직 단위'를 보면, 위에서 선택한 바와 같이 '5학년' 조직이 상위 조직으로 자동으로 나와 있습니다.

다 되었으면 [만들기]를 눌러서 조직 생성을 완료합니다.

다시 대시보드의 사용자 메뉴로 돌아옵니다. 

좌측의 선택한 조직 단위 사용자를 보시면 '5학년' 조직 하위에 '5-6'이 있는 것을 확인하실 수 있습니다.

 

조직이 생성 되었으니 이제 사용자를 등록해야겠죠?

위 화면의 오른쪽 윗부분으로 노란색 음영으로 표시해 둔 두 가지 버튼이 보이실 겁니다.

[새 사용자 추가]와 [대량 업로드 사용자] 두 가지 버튼으로 사용자를 추가하실 수 있습니다.

 

3-1. 개별 사용자 추가

[새 사용자 추가]버튼을 누르면 사용자를 1명씩 개별로 등록하게 됩니다.

개별 사용자 추가는 성, 이름, 계정(기관명은 고정), 비밀번호만 기입해 주면 됩니다. 

개별 사용자 추가는 전입생이 발생하거나 누락된 사용자를 추가할 때 사용하면 편리합니다.

 

3-2. 대량 업로드 사용자

학생수가 100명이 넘는데 1명씩 개별로 사용자를 추가한다면 시간을 오래 잡아 먹겠죠.

그럴 경우는 [대량 업로드 사용자] 버튼을 눌러 한번에 여러 사용자를 등록합니다.

[대량 업로드 사용자] 버튼을 누르면 위와 같은 팝업이 뜹니다.

팝업창 중앙에 있는 'CSV 파일 첨부'를 누르면 사용자를 대량으로 등록할 수 있지만 우리는 아직 CSV 파일을 만들지 않았습니다.

그렇기 때문에 먼저 그 밑에 있는 '빈 CSV 템플릿'을 다운로드합니다.

CSV 파일은 메일 머지 같이 여러 나열된 정보를 등록할 때 사용하는데, 보통은 EXCEL로 열어 작성합니다.

파일을 열면 1행만 영어로 작성되어 있고, 나머지 행은 비어 있는 걸 확인할 수 있습니다.

1행에 쓰인 내용대로 각 열을 작성해 주어야 하는데, 실제로 G Suite에 등록할 때는 연두색으로 칠해진 위의 5개 열만 작성해 주면 됩니다.

First Name - 이름
Last Name - 성 
Email Address - E-Mail로 사용할 계정
Password - 초기 비밀번호(로그인 후 개인이 변경할 수 있음)
Org Unit Path - 조직 경로('/'로 경로 표시)

실제로 제가 저희 학교 G Suite에 추가한 CSV 작성 파일입니다.

계정은 저는 계정을 [학년도-학년반번호@buma.icees.kr]로 부여합니다.

예를 들어, 19학년도 5학년 6반 1번이면, 19-50601@buma.icees.kr이 그 학생의 계정이 되는 것입니다.

경로는 '/2019학년/5학년/5-6'으로 지정했습니다. 

이제부터 약간 손을 봐야 할 일들이 있습니다.

이렇게 작성한 파일은 그냥 저장한다고 G Suite에 대량으로 업로드 되지 않습니다.

CSV로 저장하면서 유니코드로 표현된 한글을 G Suite에서 읽을 수 없기 때문이지요. 

한글을 읽을 수 있도록 저장할 때 UTF-8 인코딩을 옵션으로 설정해야 합니다.

 

그런데 문제는 EXCEL 저장 옵션에서는 이 설정을 해 줘도 전혀 먹히지가 않는다는 거죠.

그래서 궁여지책으로 메모장을 열어야 합니다.

'메모장' 프로그램을 열고, EXCEL에서 저장한 CSV 파일을 불러옵니다.

그러면 위와 같이 쉼표(,)로 구분한 데이터가 알아보기 어렵게 화면에 보입니다.

알아보지 않아도 됩니다. 우리가 볼 것이 아니라 G Suite가 알면 되니까요.

[파일]-[다른 이름으로 저장]을 클릭해서 다시 저장을 합니다. 

저장할 때 위 그림에서 빨간 네모 상자에 있는 부분을 확인하면서 저장하기 바랍니다.

우선 파일 형식을 '모든 파일'로 설정합니다.

메모장은 TXT 파일이 기본 확장자로 되어 있기 때문에, 우리가 만든 CSV 파일 확장자를 안 건드리도록 '모든 파일'로 맞춰 놓습니다.

다음은 그토록 갈망하던 인코딩 형식입니다. 

'UTF-8'로 선택하고, 저장합니다.

이것만 해 두면 이제 거의 끝난 것과 다름 없습니다.

 

다시 G Suite 창 [대량 업로드 사용자] 팝업을 봅니다. 

이제 당당하게 가운데에 있는 'CSV 파일 첨부'를 클릭해 줍니다.

우리가 작성한 CSV 파일을 선택해 주세요.

첨부된 파일명이 노란색 음영처럼 나타납니다.

오른쪽 아래에 있는 [업로드]버튼을 눌러줍니다.

업로드가 진행되면서 위와 같이 사용자 여러 명이 한 번에 등록되었습니다.

 

이제 사용자들에게 G Suite를 사용하도록 안내하시면 됩니다.

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G Suite for Education은 무료이면서 엄청난 혜택을 사용자에게 주고 있습니다.

그 혜택이란 건 앞서 포스팅한 'G Suite의 종류와 G Suite for Education'을 보시면 자세히 나와 있습니다. 

[G Suite] G Suite의 종류와 G Suite for Education

많은 혜택을 주는 G Suite for Education을 학생뿐만 아니라 동료 교사들에게도 안내하고 사용하게 해서 보다 나은 업무와 교육환경을 만들면 좋을 것 같습니다. 

그러기 위해 대량 사용자 등록이 필요한 것이겠지요.

감사합니다.